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Como ya veremos en una serie dedicada exclusivamente al manejo de proyectos, no debemos dedicar más tiempo a la administración del proyecto que a su ejecución en sí. No obstante, el arte de la gestión de proyectos es algo que todo gerente debe poder ejecutar y mientras más eficientes sean las herramientas a su disposición mejores resultados podrá obtener.

 Las personas de Webdesigner Depot han compilado una excelente lista de 14 herramientas vitales para el manejo de proyectos y colaboración.

La era del software de fuente libre ha llegado. Algunas de estas aplicaciones son comerciales pero su costo no es prohibitivo como lo era hace un par de años atrás. ¿Que hacer con todas estas opciones? Les listo unas cuantas sugerencias basadas en la idea de que a grandes rasgos el manejo de proyectos no es más que saber quién  hace qué y para cuando.

Google Groups es un servicio en línea gratuito que permite a los usuarios conectarse con personas, accesar información, y comunicarse de una manera más eficiente utilizando el correo electrónico y la web.

En todas las organizaciones es necesario mantener una comunicación eficiente entre los miembros del equipo. Es cierto que la organización promedio hoy en día está conformada de varios equipos y cada uno de ellos es independiente. También es cierto que si cada uno de estos equipos no está bien coordinado, será imposible coordinarlos entre sí y lograr cumplir los objetivos de la organización como tal.

 Como ya lo vimos anteriormente, el Email usualmente reduce la productividad.  Sin embargo, la necesidad de comunicación instantánea está latente. He aquí Google Groups, una manera eficiente y simple de coordinar la información en un grupo de trabajo.

Estos 10 puntos, compilados por el artista suizo Peter Fischli, condensan de una excelente manera lo que cualquier persona, en cualquier carrera debe hacer para lograr ejecutar mejor. El listado está destinado a ayudarlo a moverse de una mentalidad de utópica a una mentalidad más práctica.

A pesar de ser 10 breves puntos, el poder que se condensa en este manifiesto tiene la capacidad de cambiar su vida.

1. Haga una sola cosa a la vez.
2. Conozca el problema.
3. Aprende a escuchar.
4. Aprende a hacer preguntas.
5. Distinga entre sentido común e ilógico.
6. Acepte el cambio como inevitable.
7. Admita sus errores.
8. Dígalo de la manera más simple.
9. Mantenga la calma.
10. Sonría.

Gracias a Juan Carlos Daetz por la referencia al artículo original.

 No es ningún secreto que el ambiente de trabajo de una persona determina, en gran parte, su motivación y productividad. Tomando en cuenta esto, y sabiendo que, pasó mucho de mi tiempo como consultor frente a la computadora y en el Internet acabo de invertir en un nuevo "setup" de equipo en mi oficina.

La computadra es una Laptop MacBook Black con procesador Intel Core2Duo "Penryn" a 2.4GHZ, 2GB de RAM y 250GB de disco duro. El monitor es un Samsung SynMaster 220WM de 22" LCD.

Hasta la semana pasada que recibí el monitor nunca había considerado un monitor como una herramienta de productividad. Vaya el espacio que da ayuda a el desempeño. En especial durante las noches largas....

 Quiero agradecer a todas las personas que han visto los vídeos de liderazgo y productividad. Con más de 11,000 visualizaciones ya, me vi obligado en buscar una mejor opción para la entrega de los vídeos en línea. Con la ayuda de blip.tv ahora puedo ofrecer una mejor calidad en la entrega y experiencia de los vídeos. Espero que sean de su utilidad.

Productividad

Liderazgo (21 leyes)

 El día de ayer tuve la oportunidad de dar una conferencia sobre la productividad a un pequeño grupo de 12 personas. Este grupo, perteneciente al departamento de mercadeo de una empresa que se considera grande está comprometido a mejorar su rendimiento y lograr una mayor eficiencia en su trabajo.

Al ser un departamento de mercadeo el trabajo diario de estas personas trata con muchas agencias de publicidad y el trabajo debe ser realizado en equipo. El día de ayer dimos el primer paso tratando el tema de la productividad. Posteriormente estaremos tratando el tema de la colaboración e implementando un sistema colaborativo y un Wiki vía Google Apps. Les dejo la presentación:

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Para poder complementar este material, les invito a ver un video de una charla sobre el mismo tema impartida hace ya algún tiempo.

Cualquier duda o comentario respecto a la presentación me pueden contactar con gusto para entrar a elaborar en cualquiera de los slides. Su retroalimentación siempre es más que bievenida.

Recientemente hemos tratado bastante el tema de la Empresa 2.0. Y no es por otra razón que por qué estamos convencidos que es el camino que deben toar las organizaciones. El control debe ser transferido de los sistemas a las personas. Son las personas las que son creativas, no los sistemas!

Gracias a la proliferación de aplicaciones Web 2.0 en el ámbito social hemos tenido poco a poco, un crecimiento en aplicaciones empresariales que devuelven el control a sus usuarios y liberan de nuevo la creatividad. Este es el caso con Google Sites. Un Wiki empresarial que permite a las empresas unirse a la revolución Empresa 2.0 con inversiones mínimas.

La implementación no es complicada y la tarea que queda es capacitar a su personal para que aprendan ha ser más productivos y empiecen a derrochar su creatividad. Los dejo con un vídeo introductorio que muestra lo poderosa que es esta herramienta. Es parte del suite Google Apps.

Cualquier duda o solicitud de apoyo respecto a la implementación y capacitación en el uso de este sistema Gratuito puede ser realizada en la forma de contacto.

Para muchos esto va a ser una gran sorpresa. El E-Mail está ahogando la productividad de las empresas y necesitamos detenerlo ya! No es una exageración que muchas de las personas que trabajan en puestos gerenciales medios a altos pasan más de una hora al día batallando con su correo electrónico. Algo similar  va para los puestos operativos. Esto es por lo menos  un 13 % de su tiempo.

Ahora bien, ¿cuando fue la última vez que usted leyó que responder E-Mail era una tarea específica en su puesto de trabajo? Eso pensé. Debe recordar que el E-Mail es una herramienta de notificación y le debe servir para lograr ejecutar tareas. Responder los miles de correos que recibe NO es su trabajo.

El problema reside en que se ha distorsionado el propósito del correo electrónico. Se está utilizando para cualquier cantidad de cosas para las que no fue diseñado. En especial se está utilizando para colaboración! Esto está matando la organización contemporánea. Veamos por qué.

Claro, es principio de año. Todos, ya sea en un ámbito personal, o bien en un entorno empresarial están en función de fijación de metas. Es por esto que considero de suma importancia compartir algunas ideas claves que permiten una fijación de metas eficiente y funcional.

No sé cuantas teorías existen al día de hoy al respecto. Y es cierto, las metas  son necesarias y nos hacen rendir más. Tan solo piense en los niños jugando al fútbol en la escuela. Es tan fácil saber si están o no llevando un marcador al medir el esfuerzo que se ve en sus acciones y la actitud que presentan. Si existe marcador y la meta de tener más puntos que el contrincante, todos dan más. Fijar metas sirve. Sin embargo, no se debe considerar como una ciencia oculta tan compleja que requiere de libros y libros para lograrse dominar.

Definitivamente que si algo tenemos en común todos los gerentes es que siempre queremos que nuestros equipos de trabajo sean más eficientes. De la misma manera también tenemos lo que parecieran ser miles de incendios que apagar todos los días. Un gerente no puede ser bombero. Un gerente debe llevar a su equipo a donde este debe estar. Un gerente debe dar las herramientas necesarias que prevengan estos incendios. En este artículo expongo varias ideas que han ayudado a muchas personas a cambiar su estatus de bombero a gerente super estrella.

Tanto el liderazgo como el trabajo en equipo son esenciales para poder multiplicar los resultados obtenidos en una organización. No es posible tener una organización en donde las personas no tienen conciencia de la interdependencia y el efecto que cada una de sus acciones tiene en sus compañeros de trabajo. Con esto dicho, repasaremos los puntos claves que permiten la implementación exitosa de equipos de trabajo en la empresa:

• Diseño del trabajo. Los grupos de trabajo funcionan mejor cuando los miembros tienen libertad y autonomía, la oportunidad de poder utilizar distintas destrezas y talentos,  la oportunidad de concretar una tarea, producto o proyecto identificable que tenga un impacto sustancial dentro del contexto.
• Composición del Grupo. Para que un equipo sea eficiente se necesita que esté compuesto por personas que aporten las tres destrezas: capacidad técnica, capacidad para resolver problemas y capacidad en toma de decisiones. Las personas que conforman el grupo deben de ser buenos oyentes, resolución de conflictos y otros talentos interpersonales. El tamaño de un equipo debe de ser de entre 4 y 12 personas.

En un mundo ideal los colaboradores de una empresa no gastarían ni un segundo de su tiempo en actividades de orden personal. Pero debemos ser realistas. De acuerdo a una encuesta realizada por Salary.com, el colaborador promedio utiliza un 20% de su tiempo diario navegando en Internet o charlando con sus compañeros de trabajo. Esto es equivalente a 1.7 horas en un día de trabajo promedio de 8.5 horas. ¿Qué exactamente están haciendo estas personas durante estas 1.7 horas? Hasta arriba de la lista tenemos:

• Uso del Internet para fines personales
• Socializar con compañeros de trabajo
• Atender "mandados personales"

¿Será posible que usted este fomentando este tipo de comportamiento? Veamos...

Bien venidos a la tercer parte de la serie en Políticas de Gerencia y Manejo de Personal. El día de hoy centraremos el texto en una muy importante parte del desarrollo de su equipo: el liderazgo. Como hemos mencionado con anterioridad en varios artículos, el verdadero éxito se le depara a una organización cuando todos sus componentes toman una actitud de liderazgo real. Veamos los puntos clave a desarrollar:

• Todo supervisor debe de generar confianza al personal a su cargo. La base del liderazgo es la confianza. Es imposible ser líder de una persona la cual no nos tiene confianza. Esto se logra por medio de: ser abierto, ser justo, expresar los sentimientos, decir la verdad, mostrar consistencia, cumplir sus promesas y mantener discreción respecto a información sensible.
• La experiencia no sirve para el liderazgo. Muchas veces 20 años de experiencia no son más que un año de experiencia repetido 20 veces. Sus líderes no serán requeridos mostrar mayor experiencia.
• Un líder debe “mostrar” las cualidades de liderazgo, más no así necesariamente tenerlas. Un buen líder debe en todo momento mostrar las cualidades de un líder: inteligencia, personalidad llevadera, habilidades verbales fuertes, agresividad y consistencia.

• Defragmente su disco duro regularmente. (Más información al respecto en Wikipedia).
• Baje el brillo a su pantalla.
• Elimine programas que estén corriendo en el fondo y no necesite.

Es muy común la visión del gerente en la cual nos imaginamos a aquella persona importante, siempre ocupada, aquella persona con la cual cuesta mucho tener un encuentro personal debido a su apretada agenda. Esta visión no ha sido creada a través de los años por pura casualidad. Esta imagen ha evolucionado ya que de hecho los gerentes siempre estamos muy ocupados.

Pero estar ocupado no siempre quiere decir ser productivo! Tomemos en cuenta un concepto que debe ser parte de la caja de herramientas de cualquier gerente productivo: "No es lo mismo hacer una tarea correctamente que hacer la tarea correcta". Recuerde esto y su productividad se verá incrementada en más de un 100%.

Siguiendo esta línea de pensamiento les presento la más práctica manera de liberar tiempo en su agenda: aprenda a decir no!