Técnicas de Gestión

Si alguien duda por qué aprender ha ser efectivo es de suma importancia, acá tenemos la respuesta. Es por qué esta práctica es la única que puede convertir la inteligencia, imaginación y conocimiento en resultados. Es cierto, siempre buscamos personas creativas, inteligentes, etc. pero rara vez vemos la trayectoria que tienen respecto a lograr que las cosas correctas se hagan.

Lo mismo ocurre cuando nos evaluamos a nosotros mismos. Es decir, consideramos que estamos obteniendo buenos resultados sobre la premisa de que tan"inteligentes", "creativos", etc. hemos sido. No nos evaluamos en base de si hemos logrado que las cosas correctas se hagan de una buena manera.

Es muy rara la empresa en donde el personal no tenga la cultura de disculparse con el cliente si algo sale mal (y créanme que más de una vez algo va a salir mal). Esto está bien. Sin embargo, "lo siento" no significa nada si el problema no se arregla o vuelve a suceder.

Es cierto, una disculpa sincera  es agradable. Pero para cerrar el circulo siempre debe venir seguida de una acción correctiva que resuelva el problema que causó la disculpa. De lo contrario el cliente percibirá al colaborador como una buena persona pero no sentirá que la empresa tiene el servicio al cliente como prioridad.

¿Cómo dar el salto de solo dar disculpas a disculpar y corregir?

Gerenciar o liderar es tomar decisiones. Es hacer que las cosas pasen. Es llevar a un grupo de personas hacia una visión bien definida. Para poder llevar a alguien más ha una mejor condición, debemos nosotros primero, estar listos para llegar primero.

Todo esto que se habla una y otra vez acerca de la gerencia y el liderazgo está íntimamente ligado al entorno en que se desarrollan las personas. Y, desde un punto de vista muy simplista, el gerente o líder exitoso es aquel que logra comprender su entorno y actúa de cierta manera que logra que se cumplan ciertas expectativas respecto a este entorno. Es decir, logra encontrar un balance entre el miedo y la confianza.

Quien hace qué y para cuando. Esta es la versión más directa de lo que es la  gestión de proyectos. Estoy totalmente de acuerdo con todos ustedes que al leer este artículo van a mencionar la ruta crítica, diagramas de Gannt, Pert, etc. Es cierto, todo esto es bastante importante. Pero no más importante que la ejecución puntual de tareas hechas por personas.

Analicemos la siguiente analogía. ¿Que es un bosque? En sí, un bosque no existe. No es más que una representación mental que hemos creado para  definir un conjunto de arboles. La misma situación se presenta con el concepto de "proyecto". Un proyecto como tal no existe. Tan solo es un concepto creado para representar un grupo de tareas.

 Recientemente escribí de cómo levantar la moral en el personal de una empresa. Hoy detallo 8 beneficios o prestaciones que pueden utilizarse para mejorar el ambiente dentro de una empresa. Tomando conciencia la recesión económica que se está experimentando, una vez más me enfoco en ideas que tienen un muy bajo impacto en el presupuesto.

Antes de presentar la lista quiero hacer un fuerte énfasis en que una de las razones más importantes por la cual recomiendo estos beneficios es por qué las recompensas puramente monetarias pueden no ser tan poderosas o inclusive contraproducentes.  Adicionalmente, cada uno de estos puntos garantiza incrementar la productividad de las personas dentro de la organización.

1.  Subscripciones a gimnasios.

2. Horario flexible.

3. Educación y capacitación continua

En el colegio aprendemos muchas cosas. Lo mismo en la universidad. Sin embargo, conforme pasa el tiempo nos vamos dando cuenta que hay ciertas habilidades que nos permiten tener más éxito. Que nos diferencian y nos ayudan a tener un mayor impacto.

Entonces, ¿cuales son las habilidades que se le deben enseñar a toda persona que entre al sistema educativo?

1. Como caerle bien a la gente y crear una red de contactos.
2. Como leer rápido y el poder de los audiolibros.
3. Como fijar metas y administrar el tiempo.
4. Como leer e interpretar un estado financiero.
5. Como negociar y no dejar que se aprovechen de uno.
6. Como ahorrar e invertir.
7. Como plantear lo que es una vida exitosa.
8. Como propagar una idea y el mercadeo básico.

¿Que tanto aprendió usted de esto en el colegio? ¿En la universidad? ¿Ya en su ambiente laboral?

Si todos los niños llegan a tener una noción base de esos conceptos en sus años de formación, seguro pronto contaremos con una generación bastante más hábil en sus destrezas gerenciales. 

Cuando una persona nueva llega a una empresa lo primero que hacemos es empezar a moldearla e integrarla en un 100% a nuestro sistema; a la manera en que se hacen las cosas en la empresa. Las personas nuevas que recién llegan a una nueva empresa vienen cargadas de entusiasmo y potencial. Traen consigo mil ideas de como ser productivas y eficientes. Pero los gerentes hoy por hoy ven esto como problema ya que la manera de ser eficientes y productivos es su manera. Bajo su propia identidad y no la de la empresa.

¿Qué es lo que pasa? Que se empieza a perder la iniciativa de las personas mientras más se les orienta a un sistema rígido que no está de acuerdo a su identidad. Poco a poco se muere ese entusiasmo y ese "moldeo" que mencionamos va lográndose cada vez más y mas. 

Una tendencia muy fuerte en el mundo hoy es la de pensar que "si no lo hago yo, esto no se hará bien". Y es un mal que está limitando el desarrollo de las empresas y sus colaboradores de una manera dramática.

Para un buen gerente o líder es muy importante aprender a trabajar a través de los demás. Esto es bastante difícil, en especial si tomamos en cuenta que muchos gerentes no tienen confianza en sus equipos de trabajo. Este aspecto del trabajo de un gerente es tan importante que procedo a listar una serie de acciones y comportamientos que son indispensables para lograr una delegación exitosa:

• Describa el contexto y la importancia de la asignación siendo realizada.
• Entre en detalle respecto a los específicos de la tarea.
• Delimite los parámetros
  • Fecha de entrega (Deadline)
  • Alcance de la asignación
  • Formato de entregables
  • Presupuesto de tiempo disponible
  • Prioridad relativa
  • Recursos disponibles

Es cierto. Muchos gerentes parecen un vaso lleno en el cual no podemos agregar más agua. Para poder aprender algo nuevo, primero necesitamos vaciarnos de nuestras ideas y maneras de ver las cosas. Tenemos que estar dispuestos a reconocer que hay maneras distintas a las nuestras de hacer las cosas.

Para poder aprovechar todo el conocimiento de creatividad de nuestro equipo nos debemos despejar y tomar consciencia de que aquellos que nos rodean indudablemente tienen mucho que aportar. De lo contrario tan solo estaremos dando órdenes y esto no es gestionar. Es más bien como ser un "capataz".

Es cierto que cada día las cosas son más complejas y desempeñar cualquier tarea dentro de una organización requiere cada día más enfoque, conocimiento e inteligencia. Aún así nos enfocamos en enredar más las cosas con documentos de políticas muy extensos, sabanas de papel que contienen innumerables reglas y códigos de conducta más grandes que una enciclopedia.

Tratamos de programar, y hasta cierto punto, encajonar al personal que debe ejecutar y tomar decisiones en la empresa. Los estándares ciertamente no fueron creados para esto...

En el fondo todos sabemos que un buen gerente es aquel que logra subir el rendimiento de su equipo. Al final del día, el mundo de los negocios califica a aquellos que logran mejorar el rendimiento de su organización como buenos líderes. Tomando esto en cuenta no es un secreto que sí una persona quiere subir como gerente, debe ser un maestro en la obtención de mejores resultados.

Pero, ¿cómo se logra un incremento substancial en el rendimiento de un grupo de personas? La respuesta es bastante simple. Cambiando su comportamiento. Las habilidades de las personas no son nada a menos que esta quieran ser utilizadas para bien. Antes de que la habilidad de una persona pueda contribuir al bien del equipo, esta persona debe elegir aportar esta habilidad al equipo.

Si nos detenemos a pensar, nos daremos cuenta que casi todo lo que hacemos en el día es una variación de algo que ya hemos hecho anteriormente. El objetivo principal de un gerente o emprendedor es hacer que las cosas sucedan por si solas. Ya sea por medio de un equipo de colaboradores o por medio de un negocio; debemos hacer tiempo para planear y tomar decisiones. Las operaciones deben ser como una máquina eficiente que nunca se atasca.

Sin embargo, nuestras acciones y manera de pensar no apoyan esta teoría. De alguna manera nos enredamos en un día a día tedioso y nos gusta jalar a todo nuestro equipo a lo mismo. Nos centramos en sacar lo que se tiene que hacer y no ideamos "sistemas" para atender las transacciones de una manera automática.

Es muy difícil encontrar el balance entre mantener una visión estratégica a largo plazo y prestar atención a los detalles que  harán una diferencia para los colaboradores y clientes de una organización. La visión estratégica da un panorama global de hacia donde va la organización. La atención a los detalles crea esa cultura y experiencia singular que identifican a la organización y le brindan los medios para diferenciarse, ser singular y contar con colaboradores y clientes satisfechos, leales y sobre todo, muy contentos.

El tema de la visión estratégica a largo plazo lo dejaremos para otro día. Hoy nos enfocaremos en los detalles. Y no solo a los detalles. Veremos por qué es tan importante prestarle suma atención a todo y a todos.

Muchas  veces no queremos ver la verdad y negamos muchas cosas que no queremos creer. Esto es lo peor que podemos hacer como gerentes. Aunque nos topemos con leyes, procedimientos o comportamientos que no nos gusten, si estos mejorán el rendimiento del equipo, los debemos hacer nuestros.

El hecho de que un equipo bien formado incrementa el rendimiento de sus miembros en un 10 a 20% está demostrado y creo que ninguno de nosotros tiene un problema con esto. Pero, ¿que se necesita para coformar un equipo y crear ese sentido de apoyo y entrega total? Relaciones profesionales de alta calidad. ¿Y como se crean relaciones profesionales de alta calidad? Desarrollando la confianza entre las personas. ¿Y como se desarrolla la confianza entre las personas? Con comunicación constante de alta calidad. ¿Y como se obtiene comunicación constante de alta calidad? Hablando de los temas que sean importantes para la persona con que estamos hablando. Y es aquí donde tratamos de ignorar años y años de evolución y estructura genética humana al querer formar equipos con ese poco de magia que tenemos guardada abajo de nuestro escritorio. ¿No es cierto? Cualquier cosa antes de hacer tiempo para comunicarme a un nivel profundo con los miembros de mi equipo.

La compensación del trabajo de los colaboradores  puede que sea el factor más importante en el manejo de una empresa pero es de el que menos se habla. Desde el momento de la entrevista el momento más tenso a tratar es el tema de  la "expectativa salarial". Y es cierto, hablar de dinero y compensación con nuestros colaboradores es difícil. Pero no por esto lo debemos evitar.

Existen muchas corrientes de pensamiento respecto a como tratar este tema. Sin embargo, la gran mayoría de gerentes en el fondo tratan de encontrar la manera de minimizar la compensación de sus colaboradores a  costa de todo. Es el punto clave de reducción de costos. He visto esto ocurrir inclusive en tiempo de prosperidad cuanto no hay necesidad de "apretar" tanto la compensación, inclusive en el tiempo de entrega de bonos y reconocimientos.