Si nos detenemos a pensar, nos daremos cuenta que casi todo lo que hacemos en el día es una variación de algo que ya hemos hecho anteriormente. El objetivo principal de un gerente o emprendedor es hacer que las cosas sucedan por si solas. Ya sea por medio de un equipo de colaboradores o por medio de un negocio; debemos hacer tiempo para planear y tomar decisiones. Las operaciones deben ser como una máquina eficiente que nunca se atasca.
Sin embargo, nuestras acciones y manera de pensar no apoyan esta teoría. De alguna manera nos enredamos en un día a día tedioso y nos gusta jalar a todo nuestro equipo a lo mismo. Nos centramos en sacar lo que se tiene que hacer y no ideamos "sistemas" para atender las transacciones de una manera automática.
Recordemos que el día solo tiene 24 horas y debemos dormir y comer de vez en cuando. Necesitamos automatizar y sacar de nuestro ser los procesos rutinarios que deben cumplirse. Crear ese sistema eficiente que apoye a los colaboradores en maximizar su tiempo también. Y utilizar nuestro tiempo "operativo" para lidiar con problemas y excepciones. Ahí está la clave del éxito.
Es necesario que cada acción que tomemos multiplique su impacto. Si hacemos una cotización , ¿por qué no hacerla genérica para que la siguiente vez solo debamos cambiar el nombre del cliente? Si todos los días debemos recordar a alguien de algún procedimiento operativo, ¿por qué no crear un sitio Web interno en donde todos pueden encontrar como cumplir con todos los procedimientos? Porque es más difícil y requiere de más esfuerzo. La primera vez. Después todo es cuesta abajo.
Esto me recuerda de las 6 p's de planeación:
Proper Prior Planning Prevents Poor Performance.
En español es algo así como La planeación previa y adecuada previene un mal rendimiento. Un poderoso acrónimo que todo gerente debe tener en mente a todo momento. Tanto para sus acciones como las de su equipo. Y recuerde que un 20% de tiempo de planeación reduce los problemas y el tiempo de ejecución en un 80%.
Para ejemplificar este paradigma o forma de pensar les dejo este vídeo con un par de ejemplos de la vida real que muestran el impacto de pensar en hacer todo solo una vez.
Saludos a Nais y a Panky
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Es uno de los principales obstaculos que veo, que el ritmo dia a dia no te permite en muchas ocasiones realizar acciones para evitar repeticiones de trabajo innecesarias.