Definitivamente que si algo tenemos en común todos los gerentes es que siempre queremos que nuestros equipos de trabajo sean más eficientes. De la misma manera también tenemos lo que parecieran ser miles de incendios que apagar todos los días. Un gerente no puede ser bombero. Un gerente debe llevar a su equipo a donde este debe estar. Un gerente debe dar las herramientas necesarias que prevengan estos incendios. En este artículo expongo varias ideas que han ayudado a muchas personas a cambiar su estatus de bombero a gerente super estrella.
Nos estaremos centrando en la ley de las 6 P's: "Proper Prior Planning Prevents Poor Performance". Traducido al español tenemos que la Planeación Correcta Anticipada Previene un Rendimiento Deficiente. ¿Que quiere decir esto? Que si nos tomamos el tiempo necesario de bajar la manguera y tomamos un poco más de tiempo para tomar decisiones orientadas a mejorar nuestros procesos y motivación de personal, seremos bastante más eficientes en cumplir nuestros objetivos.
Se han realizado un sin fin de estudios que muestran que el principio de Paretto se aplica a la planeación. Durante este estudio se mostró que invertir el 20% del tiempo disponible para la ejecución de un proyecto puede reducir hasta un 80% del tiempo requerido para la ejecución del proyecto. ¿Cómo puede ser esto posible? Vemos los beneficios que trae consigo una planeación adecuada y los pasos que se deben seguir:
- La planeación nos da un mapa a seguir y una serie de metas a cumplir (objetivos). Usemos la analogía de encontrar na dirección en un lugar que no conocemos. ¿Cree que puede llegar a encontrar su destino en un 80% menos del tiempo si tiene un mapa?
- Los imprevistos ya están previstos. La cantidad de situaciones inesperadas se reducen considerablemente si se contemplan las posibles fallas que pueden surgir durante la ejecución del proyecto. Es necesario saber que estas fallas se pueden deber a:
- Fallas del personal ejecutando el proyecto.
- Situaciones en el entorno interno de su organización que son ajenas al proyecto.
- Fuerzas externas a su organización.
- Fallas de terceros que están apoyando el proyecto de cualquier manera.
- Menores tiempos de reacción. Al saber que imprevistos podemos tener, debemos tener listo el "plan b" para cada posible problema. Esto reduce la necesidad de determinar el "ahora que hacemos" para estas situaciones y nos permite actuar de una manera inmediata al momento de tener que tomar vías alternas.
- Colaboración integral del equipo. Si el equipo en su totalidad aporta al desarrollo de el plan de ejecución de un proyecto, el compromiso y sentido de pertenencia de cada persona es muy alto. Esta motivación lleva a una colaboración y entrega total, reduciendo así el tiempo de implemenntación de cualquier proyecto.
Seguro que esta lista puede crecer y el día de hoy les he presentado algunos puntos que considero elementales. ¿Qué agregarías tu a esta lista? ¿Cómo ha ayudado la planeación en tus actividades gerenciales?
lo repetimos y lo repetimos...
Saludos a Nais y a Panky
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