Bien, una semana después sigo con este interesante tema y les presento los 5 puntos básicos que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia que todos necesitan en sus equipos de trabajo:
- Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna al miembro del equipo, es recibida con una actitud positiva y esta tiene una fecha y hora de entrega específica de entrega ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si la tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador un poco de retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo.
- Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
- Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.
- Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea "presentada" de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté "hecha" y que nadie sepa que el proceso ha concluido.
- Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
- En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
- En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se tienen que cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
- Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
- Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar seguro y constante.
- Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
- Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
- No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron "solo porque sí". En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
- Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
- Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Hasta acá llego con el tema del sentido de urgencia. Si aún no han leído
la primer parte de este artículo se los recomiendo para poder aprovechar todo el contenido.
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