Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)
Al ser el responsable de tener que entregar algo a tiempo y ver que el equipo simplemente no se mueve para cumplir nos es imposible no preguntar: ¿Por qué simplemente no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? Si alguna vez has pensado que esto te ocurre solamente a ti te puedes sentir tranquilo. Le pasa a todos y esta falta de sentido de urgencia se puede considerar como una epidemia gerencial. El problema no radica en que todos los equipos de trabajo sean incapaces o que se estén experimentando efectos extraños de otro mundo. El problema radica en el comportamiento que las personas ejercen como gerentes. Un gerente tiene la capacidad de poder ayudar a crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Disclaimer: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools)
- Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que decir Vamos a tener esto listo el martes, ¿Correcto? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de "negociación". La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas.
- Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse solicitar la tarea para cuando la necesitan. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
- Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado impresionantemente largo de las cosas que la persona con que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo "que bien Juan, comprendo que estas cargado de trabajo. Ahora, "Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?" En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
- Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar la hora se debe exigir en unos 45 días y así sucesivamente según sea el caso.
- Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas se debe forzar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema determinado.
Gracias Manolo, llevaba tiempo engañandome a mi mismo. Atascado en el día día y necesitaba que alguien me pusiera en mi sitio.
Creo que yo llevo toda una vida engañándome pero lo importante es cada vez ver un poco más. Luis, se a montado una discusión muy interesante en el google buzz (lástima que no acá) sobre este artículo.
Me interesa mucho saber que opinas sobre lo que se está discutiendo allá:
http://www.google.com/buzz/manolo.alvarez/eypuUCYnmXr/Como-desarrollar-un-sentido-de-urgencia-en-tu
Gracias!
Manolo.
Buzz? Qué es eso?....
Es broma. Me paso por ahí pero no quiero dejar pasar el comentario de lo que distorsionan tantos canales. La discusión tendría que estar aquí ;)
De acuerdo Luis. Voy a ver si logro integrar algún tipo de agregador de Buzz al Blog. Ya veremos! Espero tus comentarios por allá!
Saludos por España.