Manejo de Personal, Una Comunicación Eficiente - malvarez online



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Manolo Alvarez

Manejo de Personal, Una Comunicación Eficiente

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Cualquier persona que está a cargo de un equipo debe tener como prioridad mantener una transmisión eficiente y clara de ideas, objetivos, visiones y metas. En sí, un gerente no es más que un facilitador de ideas y recursos. 
Claro, todo debe ser transmitido de cierta manera y siguiendo algunas reglas que tendrán como resultado la ejecución exitosa del objetivo  que el equipo debe alcanzar. 
Sucede que muchas personas optan a lavarse las manos y tomar la postura de "mis colaboradores no me ayudan" o "nadie da lo mejor de sí, todos son unos holgazanes!". En realidad lo que sucede es que los problemas que surgen en esta situación se deben a una mala comunicación. 90% de las actividades de un gerente involucran comunicación, ya sea escrita y en su gran mayoría verbal. Aún así, casi nadie emplea una comunicación verbal (conversación) efectiva. 
A continuación se presentan un set de tips muy útiles que ayudan a tener una mejor comunicación con los miembros de un equipo por medio de conversaciones eficientes.
Como punto de partida se debe hacer una analogía con un partido de tennis. Una conversación eficiente fluye fácilmente de una persona a la otra. Al igual que la pelota en un partido de tennis, de un lado al otro. 
Luego se debe comprender  que el único fin de tener una conversación con alguien es transmitirle una idea y obtener aprobación de la persona con que estamos hablando. Veámoslo bien, cada vez quese  habla con alguien tenemos este fin. Si hablo es por que quiero poner algo que tengo en mi cabeza dentro de la tuya. Entones, a lo bueno:

¿Cómo mantener una conversación efectiva? 
  • Siempre de be mantener una estructura en todas sus conversaciones. Todo turno turno de hablar debe empezar con una afirmación y concluir con una pregunta. Esto ayuda a mantener la estructura y fluidez de la conversación. Se transmite su idea al principio, se agrega un toque personal o cualquier otro aporte en medio y se concluye el turno con una pregunta para así transferir el control de la conversación a la otra persona.
  •  No se debe interrumpir. Hay algunas personas que les fascina hablar e interrumpen a a todos con los que están conversando. Esto NO se debe hacer. Es una seña de falta de respeto (e inclusive falta de interés) y genera una "defensa" por parte de la otra persona. ¿Qué yo no interrumpo? Es importrante prestar atención a este detalle y darse cuenta de cuántas veces lo hace uno en un día. 
  • Las ideas con contextuales. Siempre se debe recordar que su manera de ver las cosas nunca será exactamente la misma que la de la persona con que está hablando. Siempre se debe ser lo más explicito posible y facilitar la comprensión de las ideas a la otra persona. Es de suma importancia ser muy explícito y detallista. 
Para una explicación más detallada de todo esto y los aspectos psicológicos de trasfondo pueden escuchar este Podcast de Manager Tools.

32 comentarios

Jorge Vazquez

¿ Por què es importante el manejo de personal ?

german

es importante porque nos permite transmitir el mensaje a la otra persona en forma clara precisa y detallada para que esa persona pueda ejecutar la accion enj forma eficiente

german jaimes huaman

deberia de tratar el tema sobre el manejo de personal como jefe de un area o de grupo , ya que todos los integrantes del grupo tienen diferentes tipos de caracteres y no es facil el manejo de ello, que lineamientos se debe seguir para estos casos y llevar en forma eficiente al grupo para lograr los objetivos estrablecidos por la empresa.

Gracias por tus aportes German. Dejame tratar un poco el tema del grupo o equipo. Un equipo no es más que un conjunto de personas trabajando por el mismo objetivo.
No importa de que tamaño o que naturaleza tenga, el equipo siempre va a tener una constante: siempre estará compuesto por personas.
¿Cómo se tala un bosque? Botando árbol por árbol.¿Cómo se maneja un equipo? Trabajando con persona por persona.
En resumen lo que te quiero decir es que para llevar un equipo lo más importante es dedicarle tiempo a cada individuo, conocerle y aprenderle a motivar. Si todas las piezas están bien, el grupo estará bien.

jaime david alvarez lopez

Es de vital importancia en toda empresa sea esta pequeña mediana o grande, mantener un exelente manejo de personal y una ideal comunicación con nuestros colaboradores, muchos lideres de area no tienen manejo humano y esto afecta mucho mantener una buena comunicación.
los felicito por estos exelentes aportes que se encuentran plasmados en su pagina web.
Muchas gracias.

Gracias Jaime. Este tema es central para el desarrollo de cualquier organización y la sociedad en sí. Trato de exponer todo lo que puedo al respecto pero es muy importante poder contar con los aportes y experiencias de todos ustedes para poder lograr plasmar algo que le haga justicia a la importancia de este tema.
Espero sus aportes.
Manolo.

Diana C.

¿Como puedo evaluar a mi equipo de trabajo, conocerlo, dedicarle el tiempo, si individualmente no logro hacerlo en el mes, por todo el peso de informes y carga laboral.?

Hola Diana. Esta es una pregunta que escucho muy seguido. El trasfondo de esto es que si tu equipo rinde más, tendrás más tiempo en lo personal. Es decir, la recarga de un gerente usualmente se debe a que el gerente realiza el trabajo que su equipo debiera estar haciendo y por esto no tiene tiempo para poder desarrollar a su equipo.
Es muy importante entender que con un equipo bien "coacheado", eficiente y motivado, el gerente tendrá más tiempo para hacer lo que debe hacer: Llevar a que su equipo a dar el mejor rendimiento posible.
Espero te sirva.

Manolo.

LA IDEA DE MANEJAR ES DE DIRIGIR, CONDUCIR O ADMINISTRAR EL PERSONAL, QUE VIENE A SER LOS RECURSOS HUMANOS ¿PARA QUE? PARA OBTENER O CONSEGUIR UN RESULTADO O UN EFECTO.ESTE EFECTO PUEDE SER ALTOS RENDIMIENTOS Y CALIDAD EN EL TRABAJO, MAYOR EFICIENCIA EN TIEMPO, ESFUERZO Y DINERO.

Bienvenido al Blog Luis! Muchas gracias por tu aporte. Comentarios muy ciertos y directos para un tema que muchas veces resulta difícil describir....

lilia

que hacer cuando el personal no es comunicativo en las reuniones, si son muchos y no se puede interactuar directamente con cada uno

Hola lilia.
La falta de comunicación durante las reuniones es síntoma de algún otro problema. Esto no lo puedes solventar directamente durante las reuniones. Se debe tratar de solventar el problema de "cultura" que le impide a los participantes comunicarse.
Puede ser que las personas tengan miedo de que sus aportes van a ser tomados como "malos" y que pueden poner en riesgo sus empleos. Puede ser que exista una cultura en la cual las personas, luego de la reunión se burlan de las ideas de las personas que han aportado.
En fin, debes trata de identificar una diversidad de comportamientos secundarios que pueden impedir que las personas colaboren en una reunión.
No está de más tener una reunión para hablar específicamente del tema y exhortar a todos a que participen bajo la nueva cultura que debes empezar a definir.
Suerte!

MARCELA

GRACIAS A TODOS SUS COMENTARIOS ME SON DE UTILIDAD, ME GUSTARIA QUE PUDIERAN COMENTAR ALGO SOBRE COMO RESOLVER LOS PROBLEMAS AL INTERIOR DE EQUIPO CUANDO ALGUN MIEMBRO LO ESTA SABOTEANDO CON UNA ACTITUD NEGATIVA

Buenas noches, me parece afirmativo ésta iniciativa de plasmar las experiencias vividas para el manejo de personal, en tal sentido aprovecho la oportunidad de realizarles una pregunta.

¿Cómo puedo mejorar el clima organizacional de la empresa ? ya que debido a deciciones tomadas en el pasado el personal perdio el compromiso, la visión y las ganas de dar todo por el todo. Ellos son excelentes profesionales pero lamentablemente duraron mucho tiempo navegando sin rumbo, me gustaría recuperar el clima organizacional y mostrarles que quiero llegar junto a ellos a los objetivos planeados. De antemano muchas gracias por la ayuda que puedan prestarnos.

pedro

una pregunta...como manejas en un grupo personal con distintas opciones sexuales? ... es complicado mas cuando no te llevas bien con ellos .. gracias anticipados por los comentarios.

JOKER

hola. este es un tema muy interesante y tengo una duda, como se llega a la conclusion que se debe prescindir o sacar a un miembro del grupo? que hacer para convertir a un miembro problematico en alguien productivo?. por ultimo les agradeceria me aconsejaran libros y literatura con respecto al tema. Gracias.

veronica josefina

Buenas tardes, nunca he trabajado con personal voy a comenzar un trabajo de asistente de personal el dia lunes y estoy nerviosa, por esa misma razon y ademá que tengo un poco el autestima baja que puedo hacer?

Hola! Te deseo lo mejor en tu nuevo trabajo. Creo que los puntos que debes cuidar en esta nueva etapa son:
1. Tenerte confianza. El personal puede percibir tu estado emocional. Trata de controlarte y visualizar que estás haciendo un excelente trabajo.
2. Recuerda siempre que la clave para manejar personal exitosamente es enfocarte en el comportamiento de las personas.
3. Lee, pregunta y documentate. Nadie lo sabe todo y lo mejor que puede hacer un profesional es crecer pr medio de el aprendizaje continuo.

Éxitos!
Manolo

Daniel O. Pardiñas

veo esto y me interesa de verdad, me expongo al comentarte y con el fin de tu consego me ayude, es por que manejo supervision,calidad y procesos, nunca lo habian tenido aqui en mi lugar y ahora no les parece muy bien, -pero- asi tendra que ser, les hago saber los objetivos y nuevas reglas y psss...El caso es que me veo como un niño, soy super tragaños, tengo 33 y paresco de 20. y siento que eso frena el respeto que no lo he perdido, -pero- se ke existe, se persive, ..como puedo acentarme claro y firme?

optimus prime

Hola que tal, soy ing y deberia de saber esto de manejo de personal pero la verdad es que esto no se aprende ni en la escuela ni en el trabajo, estuve trabajando el año pasado en una empresa en donde estuve manejando al personal y no fue nada sencillo en primero porque yo no escogí a ese equipo de trabajo , venian de diferentes backgrounds, pocos estudios, algunos eran trabajadores y otros eran flojos, unos platicadores y otros callados, la fase de capacitacion fue en la marcha por lo que yo tenia que meter las manos para que no echaran a perder las cosas ya que siempre estabamos con pedidos retrazados. Trate de crear programas de trabajo que pocas veces se cumplían porque no falta la persona que le dio flojera ir a trabajar y pues no es tan facil correrlos ya que la etapa de aprendizaje era muy lenta. Mi caracter es un poco serio y reservado y soy buena persona esto provocaba que abusaran de mi confianza, llegaban tarde, no llegaban o si yo no estaba descanzaban. Mi pregunta es que en donde puedo aprender todo esto del manejo del personal, lineamientos, que hacer en caso de..., cuales libros y cursos me recomiendan. La verdad me urge superar esa debilidad para conseguir chamba. Muchas gracias saludos

Hola! Si en algo tienes razón es que el manejo de personal es super difícil. Cada persona es un mundo. Un tip que te puedo dejar es: La única manera de hacer que otra persona haga algo es lograr que esa persona quiera hacerlo.
Respecto a los recursos que solicitas mira los libros que tengo acá:
http://www.malvarezonline.com/pro/libros-recomendados.html
y busca bajo la primer sección de Gerencia, Estrategia y Liderazgo. En lo personal el que más me ha servido es el de "The Truth About Managing People... And Nothing but the Truth". Espero que te sea útil y mucha suerte con el equipo!

HUGO Q.

Nesecito ayuda para poder manejar mi equipo de trabajo , con el poco tiempo que tengo no logro ayudar y verificar el trabajo que realizan y solo se resume en visitas muy rapidas a su trabajo.

Michel

Es importante cada punto de estos comentarios por que es lo que realmente sucede en alguna etapa de este manejo, o en cada experiencia de esta naturaleza, creo que no miento y es verdad que antes de todo lo primero es la confianza de uno mismo en lograr cambios a corta escala, despues viene la etapa de la comunicacion, procedimiento que no debe pasar de lado ya que es el exito de la primera face de ahi en adelante no puedo decir mas ya que estoy en ese proceso pero que bien que exista este blog por que a uno lo define en que tapa se encuentra poder apoyarnos en un solo sentido.
Saludos

Cristian

Buen dia;Mi nombre es Cristian y necesitaria una orientacion de como llevar acabo algo que estoy queriendo hacer con el personal a cargo;La idea es la siguiente:Es un plantel de ventas de 7 vendedores mas 7 personas afectadas a la logistica,distribucion,facturacion y administracion los cuales quiero implementar premios por lo logros,estos premios serian cupones para participar de sorteos a fin de años(por ejemplo por autos,motos,lanchas.etc,ect,ect...)por medio de una chequera con 24 cartones(estilo bingo)esos cupones los entregaria 2 mensualmente, para fin de año organizar una despedida con todo el plantel de trabajo y realizar un bingo haciendo participar con los cupones logrados a trabes de todo el año laboral.La pregunta es:como hago para medir quien merece llevarse los cartones mensuales sin que nadie se enoje,ofenda o se sienta discriminado¿¿¿

Oavvle

Que actividades me recomienda para que el personal de apoyo con que cuento, se comprometa con la empresa y sean màs puntuales.

Pedro dominguez

Me gustan estos tips gracias por la orientación

ERIC

Buenas noches quisiera saber que grado de confiaza debe tener el jefe con los trabajadores.

leidy

que se puede hacer cuando sabes que una persona esta haciendo un mal ambiente laboral, que es capaz de poner a las otras persona en contra de ti, pero que lo hace sutilmente, todos pelean menos el, y los sabes pero no lo puedes comprobar?

Nati

ok me parecio interezante lo pondre en practica Gracias x los consejos...estaba buscando informacion de este tema GrACIAS!

Ruben Renovato

Hola! soy encargado de un grupo de 30 personas necesito aprender como hacerle para que mi grupo sea mas productivo y evitar conflictos entre los compañeros, gracias por tus comentarios

Yanira Rodriguez

Hola,manejo grupos desde hace 2 años y me gusta lo que hago pero me veo ante el grupo como una mujer muy estricta pero en el fondo soy un pan dulce que piensa diez veces las cosas para tomar una desicion.
Este tema me atormenta por que no se si estoy en el lugar equivocado.

Hola Yanira, es muy importante notar que las escisiones al final del día las tomamos a un nivel emocional, no racional. Podemos entender que es lo que "debemos" hacer pero no lo hacemos por miedo o algún otro sentimiento similar.
Te sugiero que aparte de tu entrenamiento profesional desarrolles tu fortaleza emocional para poderte sentir segura y tomar las decisiones correctas por las razones correctas.
Espero que esto te sirva,

Manolo

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