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Elementos clave de una excelente presentación

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Una excelente presentación no se puede fingir

Una presentación que mantenga interesada a la audiencia debe ser autentica.  El presentador no puede fingir dominar el tema y los datos, argumentos y puntos siendo presentados deben estar bien fundamentados.

Las personas somos muy buenas para detectar inconsistencias, nerviosismo, inconsistencias y las falta de claridad. Ua presentación autentica se logra cumpliendo los siguientes 3 puntos:

  • Sentido de propósito. ¿Para que es la presentación? ¿Cual es el punto que quiero hacer? 
  • Práctica y planeación: una presentación de alto nivel no se puede improvisar.
  • Visión clara de lo que se quiere transmitir. Si el presentador no tiene claro cual es el punto clave que quiere transmitir a su audiencia, está perdido.

Una excelente presentación es sólida

Al momento de dar una presentación debemos esta claros que las personas a las que se les está presentando ven al presentador como el experto. La autoridad en la materia que se se está exponiendo. La sensación de solidez de una presentación viene de los siguientes 3 puntos:

  • El presentador muestra un entendimiento profundo y real del material siendo presentado. Entiende mejor que nadie lo que está presentando y puede responder las dudas de la audiencia.
  • Puede llevar el contendido de la presentación que está dando a otras áreas relacionadas y aplicar el contendido a otros dominios para aclarar sus puntos a través de ejemplos e historias.
  • La presentación es precisa y concisa. Se elimina todo aquello que no sea necesario para hacer los puntos clave. Existe claridad  y se respeta el tiempo alocado para la presentación.

Una excelente presentación tiene el apoyo necesario. Ni mas ni menos

Todos hemos estado en presentaciones en las que nos muestran 500 slides de power point. O sabanas de datos que no son relevantes. O historias que no van al punto. Esto ocurre por una de dos cosas: O el presentador no tiene el dominio necesario del tema y siente la necesidad de compensar la falta de experticia con material "extra" o el presentador se siente inseguro y no quiere ser directo con los puntos que quiere hacer.

Todos también hemos estado en presentaciones donde no hay nada de apoyo audiovisual y todo parece ser armado a última hora. Esto usualmente se puede atribuir a la falta de preparación. 

Una excelente presentación cuenta con el siguiente apoyo:

  • Slides o ejemplos relevantes, concisos y claros que nunca se leen. Están como apoyo. Ver la regla 10-20-30 para dar mejores presentaciones.
  • Una narrativa bien estructurada que ayuda a la audiencia a seguir el contenido y legar sin problema a la conclusión que el presentador quiere hacer.
  • Material necesario para hacer ejemplos en vivo y un "script" probado para ejecutar cualquier "demo" o similar que se vaya a utilizar.

Hacer todo esto es ¿complicado? No. Pero si requiere preparación y mucha práctica. Recuerda, no puedes fingir una buena presentación. Debes practicar y prepararte. Tu audiencia sabrá.


Como definir los mejores indicadores de ventas y desarrollo de producto con ejemplos

image from media.licdn.comHoy pasé una buena parte de la tarde pensando en algunos KPIs que son importantea medir en la empresa. Estamos creciendo y si no tenemos datos sobre los puntos clave que nos ayudarán a crecer, tendremos problemas.

Principalmente los KPIs que estoy buscando son para medir el rendimiento que estamos logrando en las dos grandes áreas de la empresa: ventas y desarrollo de producto. Nuestra empresa se dedica a desarrollar plataformas de software así que por desarrollo de producto me refiero a desarrollar, probar y poner plataformas de software en producción.

Inicialmente empecé con las preguntas, ¿que es lo que quiero medir en cada área? ¿que es lo más importante? ¿Cuales son los datos que hacen toda la diferencia? De alguna u otra manera tenía la intuición de que no debieran ser muchas variables que medir. Sin embargo, para hacer corta la historia, media hora después estaba revisando los precios de las licencias de distintos paquetes de software sumamente sofisticados que permiten medir todo tipo de variable de rendimiento que se puedan imaginar. Me fui en un espiral que no terminaba de agregar complejidad.

¿Cual fue la lección? Muchas veces no sabemos que es lo que queremos. No entendemos los principios básicos de que es lo que queremos lograr. No podemos ver de manera clara que es lo mas importante. Aquello que en realidad hace toda la diferencia nos evade. Y esto nos lleva a arrancar búsquedas sin sentido de soluciones complejas que a pesara de que nos hacen sentir bien, no son muy efectivas. Creo que esto se debe a que medir las cosas realmente importantes es incómodo. Al fin y al cabo, medir esos indicadores implica tener conversaciones directas que muchas veces tachamos como "difíciles".

Cuando reconocemos que estamos evitando esta incomodidad y agregando complejidad para sentirnos cómodos es cuando debemos decirnos  "alto" y preguntarnos, ¿cuales son los principios básicos de lo que quiero lograr? ¿Que es la medición a la que le tengo miedo y quiero evitar? Usualmente la respuesta será algo simple.

En mi caso particular con los KPIs de ventas y desarrollo de productos que logré identificar son:

  • Ventas
    • La meta acordada de ventas a realizar en el mes.
    • Monto total en dólares de todas nuestras oportunidades abiertas.
    • Estimado de ventas a cerrar cada semana por cada vendedor.
    • % de conversión de una etapa del embudo de ventas a la siguiente.
    • Suma del monto de todos los contratos firmados en el mes. Cierres.
  • Desarrollo de Producto
    • Productividad
      • Historias completadas vs historias comprometidas durante el sprint.
      • Horas promedio para completar una historia.
      • Historias cubiertas por UA tests durante el sprint.
      • Historias cubiertas por tests automatizados durante el sprint.
    • Calidad
      • Cantidad de defectos reportados por usuarios por sprint.
      • Cantidad de defectos encontrados por historia en el sprint.
    • Efectividad
      • Cantidad de trabajo adicional en horas que se encontró durante el sprint.
      • Velocidad: cantidad de todo el trabajo (historias) que fueron completados en el sprint.
      • Cantidad de dudas hechas por confusión respecto a definición de requerimientos.
    • Valor generado
      • Cantidad de historias puestas en producción.
      • Costo monetario de  cada historia.
    • Predictibilidad
      • Cantidad de historias no completadas durante del sprint.
      • Horas perdidas por impedimentos durante el sprint.
      • Precisión en la estimación del tamaño de las historias. 

Sobre los equipos de alto rendimiento

15219559_1721455048171776_5390896213157101422_n¿Por qué hay equipos que logran mas que otros? ¿Como es posible que existan proyectos y logros tan fantásticos en la humanidad? Me refiero a cosas como poner a un hombre en la luna, el Internet, los  aviones, Microsoft, Apple, McDonalds, etc. Son organizaciones impresionantes. Como pueden estos equipos lograr tanto desempeño. Estas y muchas otras preguntas relacionadas me han estado dando vueltas en la cabeza desde ya hace varios meses.

Antes que nada es importante reconocer que los equipos de alto rendimiento no logran mejores resultados que los demás porque tengan menos dificultades, contratiempos o retos difíciles. Los equipos de alto rendimiento logran mas por que tienen un mayor compromiso con los resultados que quieren lograr. En un equipo de alto rendimiento, el compromiso va mas allá que los resultados. El compromiso es con cada miembro del equipo. Estas personas dan todo lo que tienen por sus compañeros de equipo.

El compromiso de los miembros hacia el equipo es explícito y muy claro. Usualmente como nace un equipo común y corriente se limita a juntar un grupo de personas, ponerlas en un cuarto juntos y pedirles que empiecen a trabajar. No es así con un equipo de alto rendimiento. Lo primero que hace un equipo de alto rendimiento es poner las reglas del juego claras para que todos los miembros sepan que se espera de ellos. Esto se logra con hacer una pregunta directa: ¿Todos los que están acá quieren pertenecer a un equipo de alto rendimiento?

¿Que caracteriza a un equipo de alto rendimiento?

  • Siempre tienen sus metas claras, bien definidas y altamente agresivas. 
  • Nunca están conformes. Siempre quieren lograr mas y mejores resultados.
  • Su pasión por concretar sus proyectos es tan grande que mas que compañeros de trabajo son amigos, un tipo de familia.
  • Se respetan unos a otros y nunca van a dejar a un compañero de trabajo "tirado". Se cuidan unos a otros.
  • Su entrega hacia el equipo es genuina y nunca forzada. La búsqueda de lograr los compromisos es natural y fluida.
  • Son equipos multidisciplinarios donde personas cono diferentes habilidades se unen para aprender unos de otros y siempre encontrar soluciones creativas a sus problemas.
  • No se dejan vencer por las dificultades o adversidades que siempre salen. Es mas, les gusta fracasar por qué entienden que es la única manera de lograr metas que van mas allá de todo lo que han hecho anteriormente.
  • Prueban, fallan, aprenden, ajustan rumbo, solucionan y vuelven a empezar.
  • El equipo va antes que yo y también se que mi equipo siempre me cubrirá cuando sea necesario.

15349627_1721556678161613_2177350207639085733_nEn fin, un equipo de alto rendimiento es un grupo de seres humanos unidos, comprometidos y determinados a cumplir sus metas. Se ven como hermanos y luchan hombro a hombro para llegar a sus objetivos. No tienen miedo de fracasar y cuando todo esto se logra en un equipo de trabajo, no hay nada que les pueda detener.

Finalmente, la sensación que da pertenecer a un equipo de alto rendimiento, ya sea en el mundo profesional o deportivo, es una cosa fenomenal que se compara con pocas cosas.